Cara Membuat SOP Produksi dalam Usaha Kecil

Gubuku – Banyak pelaku usaha kecil sering berpikir bahwa SOP (Standard Operating Procedure) hanya dibutuhkan oleh perusahaan besar.
Padahal, justru usaha kecil dan menengah (UMKM) sangat butuh SOP agar pekerjaan lebih teratur, hasil produksi konsisten, dan waktu tidak terbuang sia-sia.

SOP bisa diartikan sebagai panduan kerja standar — langkah-langkah yang harus dilakukan agar setiap proses berjalan sama setiap kali.
Misalnya, kalau kamu punya usaha roti, SOP akan membantu memastikan semua roti punya rasa, ukuran, dan bentuk yang sama, meskipun dibuat oleh orang yang berbeda.

Tanpa SOP, bisnis sering kali kacau:

1. Produksi tidak teratur

2. Kualitas tidak konsisten

3. Karyawan bingung harus mulai dari mana

4. Waktu terbuang karena kesalahan berulang

Jadi, meskipun usaha kamu masih kecil, punya SOP produksi itu wajib kalau ingin berkembang lebih besar.

1. Pahami Tujuan Membuat SOP Produksi

Langkah pertama sebelum membuat SOP adalah memahami tujuannya.

Tujuan utama SOP produksi adalah:

1. Menjaga konsistensi kualitas produk

2. Meningkatkan efisiensi waktu dan tenaga kerja

3. Memudahkan pelatihan karyawan baru

4. Menghindari kesalahan produksi

5. Menjadi dasar untuk evaluasi dan perbaikan

Contohnya, jika kamu punya usaha minuman, SOP akan membantu menentukan:

1. Takaran gula dan air

2. Waktu penyimpanan

3. Cara pengemasan
   Sehingga rasa minuman selalu sama, tidak berubah-ubah.

Dengan SOP, semua karyawan tahu apa yang harus dilakukan tanpa harus terus bertanya.

2. Identifikasi Proses Produksi dari Awal hingga Akhir

Sebelum menulis SOP, kamu harus tahu alur produksi dari awal sampai produk jadi.
Coba buat daftar sederhana seperti ini:

1. Penerimaan bahan baku

2. Penyimpanan bahan

3. Persiapan alat dan bahan

4. Proses produksi

5. Pemeriksaan kualitas (quality control)

6. Pengemasan

7. Penyimpanan produk jadi

Contoh untuk usaha makanan ringan:

1. Bahan baku diterima dari pemasok

2. Dicek kualitas dan disimpan di tempat kering

3. Dihaluskan, dicetak, digoreng

4. Didinginkan dan dikemas

5. Disimpan untuk distribusi

Langkah-langkah ini akan membantu kamu menyusun alur kerja yang sistematis, sehingga mudah dibuat dalam bentuk SOP.

3. Rinci Setiap Langkah Produksi dengan Jelas

Setelah tahu alurnya, kamu harus menulis rincian setiap langkah secara sederhana.
Bayangkan kamu menjelaskan ke orang baru yang belum pernah bekerja di usahamu.

Gunakan format seperti ini:

Dengan format seperti ini, siapa pun bisa mengikuti langkah produksi tanpa kesalahan.

4. Tetapkan Standar Kualitas Produk

Salah satu manfaat utama SOP adalah menjaga kualitas tetap sama.
Untuk itu, kamu perlu menentukan standar kualitas yang harus dicapai di setiap tahap produksi.

Contoh untuk usaha makanan:

1. Warna: tidak terlalu gosong

2. Rasa: manis sedang, tidak terlalu asin

3. Tekstur: renyah di luar, lembut di dalam

4. Berat: minimal 50 gram per bungkus

Kalau usaha kamu bukan makanan, sesuaikan standarnya.
Misalnya usaha konveksi:

1. Jahitan harus rapi dan kuat

2. Ukuran sesuai pola

3. Tidak ada noda di kain

Standar ini harus ditulis jelas di SOP agar semua karyawan tahu batas minimal kualitas produk.

5. Sertakan Panduan Alat dan Bahan

Setiap proses produksi pasti butuh alat dan bahan.
Dalam SOP, kamu harus menulis alat apa saja yang digunakan dan cara pakainya.

Contoh untuk usaha minuman:

1. Blender harus dibersihkan sebelum dan sesudah digunakan

2. Gunakan air matang

3. Es batu dari freezer bersih

Selain alat, bahan juga harus dijelaskan.
Misalnya:

1. Tepung terigu harus bermerek X

2. Gula pasir jenis halus

3. Minyak goreng baru, bukan bekas

Tujuannya agar hasil produksi tetap sama, meskipun dilakukan oleh orang berbeda.

6. Tambahkan Prosedur Quality Control (Pemeriksaan Kualitas)

SOP produksi yang baik harus punya bagian quality control (QC).
Bagian ini memastikan produk layak jual dan tidak mengecewakan pelanggan.

Kamu bisa menetapkan langkah QC sederhana seperti:

1. Cek penampilan produk (warna, bentuk, aroma)

2. Coba satu produk untuk uji rasa / fungsi

3. Pastikan kemasan rapi dan tidak bocor

4. Pisahkan produk cacat atau rusak

Kalau usaha kamu berbasis barang (bukan makanan), QC bisa berupa:

1. Pemeriksaan ukuran dan bahan

2. Tes kekuatan produk

3. Cek kebersihan sebelum dikirim ke pelanggan

QC penting agar pelanggan selalu puas dan kepercayaan terhadap brand meningkat.

7. Tulis Prosedur Keamanan dan Kebersihan

Khusus untuk usaha makanan, minuman, atau produk yang bersentuhan dengan tubuh (seperti kosmetik), kebersihan dan keamanan kerja sangat penting.

Beberapa hal yang perlu kamu masukkan dalam SOP:

1. Karyawan wajib cuci tangan sebelum bekerja

2. Gunakan sarung tangan dan masker

3. Area produksi harus bersih dan bebas serangga

4. Alat harus dicuci setiap selesai digunakan

5. Gunakan bahan sesuai izin edar (BPOM / PIRT)

Kamu juga bisa menambahkan aturan keamanan kerja seperti:

1. Gunakan sarung tangan saat menggoreng

2. Jangan menyalakan mesin tanpa pelatihan

3. Matikan listrik setelah selesai bekerja

Dengan begitu, proses produksi tetap aman, efisien, dan profesional.

8. Uji Coba dan Evaluasi SOP

Setelah SOP selesai ditulis, jangan langsung diterapkan permanen.
Lakukan uji coba terlebih dahulu.

Caranya:

1. Ajak tim produksi untuk menjalankan SOP sesuai langkah-langkah

2. Catat bagian yang membingungkan atau tidak efisien

3. Perbaiki jika ada langkah yang terlalu rumit

Uji coba ini penting karena SOP yang baik adalah yang mudah dijalankan sehari-hari.

Tidak perlu membuat SOP terlalu panjang atau rumit — cukup ringkas, jelas, dan mudah dipahami oleh semua orang.

9. Dokumentasikan dan Sosialisasikan SOP

Setelah diuji dan diperbaiki, dokumenkan SOP dalam bentuk tertulis.
Bisa berupa kertas ditempel di area produksi, atau file digital di Google Drive agar mudah diakses semua karyawan.

Pastikan setiap karyawan tahu:

1. Di mana SOP disimpan

2. Bagaimana cara membacanya

3. Siapa yang harus dihubungi jika ada kendala

Bisa juga buat versi visual SOP, misalnya infografis atau poster langkah kerja agar lebih mudah dipahami oleh tim produksi.

10. Evaluasi Secara Berkala

SOP bukan sesuatu yang dibuat sekali lalu dibiarkan.
Kamu harus mengevaluasinya secara berkala, misalnya setiap 6 bulan atau setiap kali ada perubahan proses.

Evaluasi penting untuk memastikan SOP tetap relevan.
Kalau kamu menambah alat baru, mengganti bahan baku, atau menambah produk baru, maka SOP juga harus diperbarui.

Ingat, bisnis berkembang — maka SOP juga harus ikut berkembang.

Contoh Singkat SOP Produksi (Usaha Minuman Kopi Susu)

1. Persiapan Bahan:

1. Siapkan kopi bubuk, susu, gula, dan es batu.

2. Pastikan semua bahan dalam kondisi segar.

2. Proses Produksi:

1. Seduh kopi 1 sendok makan dengan 100 ml air panas.

2. Tambahkan 2 sendok makan susu kental manis.

3. Aduk rata dan dinginkan.

3. Pengemasan:

1. Tuang ke gelas plastik ukuran 16 oz.

2. Tambahkan es batu secukupnya.

3. Tutup rapat dan beri label.

4. Quality Control:

1. Pastikan rasa pas dan tidak terlalu manis.

2. Gelas tertutup rapat, label tidak miring.

5. Kebersihan:

1. Cuci alat setiap selesai digunakan.

2. Gunakan sarung tangan saat mengemas.

Dengan format sesederhana ini, setiap karyawan bisa langsung mengikuti tanpa bingung.

SOP Adalah Kunci Bisnis Kecil yang Efisien dan Konsisten

SOP produksi bukan hanya formalitas — ini adalah pondasi penting agar usaha kecil bisa berkembang lebih profesional.
Dengan SOP yang jelas:

1. Produksi jadi lebih cepat dan efisien

2. Kualitas produk tetap konsisten

3. Kesalahan bisa diminimalkan

4. Karyawan baru mudah beradaptasi

Langkah sederhana yang bisa kamu mulai hari ini:

1. Petakan alur kerja produksi

2. Tulis langkah-langkah dengan jelas

3. Tentukan standar kualitas

4. Lakukan uji coba

5. Evaluasi dan perbarui secara rutin

Usaha kecil tanpa SOP seperti mobil tanpa rem — bisa jalan, tapi sulit dikendalikan.
Dengan SOP, usahamu akan lebih teratur, efisien, dan siap tumbuh menjadi bisnis besar.

Intership SMKN 1 Bungo |Mukmainna