Panduan Pencatatan Keuangan Harian untuk UMKM

Gubuku – Banyak UMKM di Indonesia memiliki produk bagus, pelanggan banyak, tapi tetap sulit berkembang. Salah satu penyebab utamanya adalah tidak ada pencatatan keuangan yang jelas.

Sering sekali terjadi seperti ini:
📌 Uang bisnis tercampur dengan uang pribadi
📌 Tidak tahu berapa modal dan laba
📌 Pengeluaran tidak terkontrol
📌 Tidak bisa menghitung aset dan hutang

Padahal, pencatatan keuangan harian sangat penting untuk mengetahui kondisi bisnis. Dengan catatan yang baik, kamu bisa mengambil keputusan yang tepat untuk masa depan usaha.

Di artikel ini, kamu akan belajar cara mencatat keuangan bisnis secara sederhana, mudah diikuti, dan bisa langsung diterapkan setiap hari.

1. Mengapa Pencatatan Keuangan Harian Penting untuk UMKM?

Berikut manfaat yang langsung terasa jika kamu mencatat keuangan setiap hari:

✅ Tahu jumlah pendapatan dan laba
✅ Mengontrol pengeluaran agar tidak boros
✅ Mengetahui stok dan kebutuhan belanja
✅ Bisnis bisa dihitung nilainya
✅ Memudahkan saat butuh pinjaman bank / investor
✅ Menghindari kerugian tanpa disadari

Jika kamu tidak tahu kondisi keuangan, itu artinya bisnis berjalan tanpa arah.

“Catatan keuangan adalah nyawa bisnis. Tanpa itu, UMKM hanya berjalan berdasarkan tebakan.”

2. Pisahkan Keuangan Bisnis dan Keuangan Pribadi

Ini adalah aturan utama agar pembukuan tidak kacau.

Cara memisahkannya:

1. Buat rekening bank khusus bisnis

2. Pisahkan dompet tunai bisnis dan pribadi

3. Beri gaji untuk diri sendiri → jangan ambil uang seenaknya

4. Tulis semua transaksi, sekecil apa pun

Contoh kesalahan fatal yang sering dilakukan:

“Ambil uang modal dulu untuk belanja rumah, nanti dibalikin.”
Tapi kenyataannya tidak pernah kembali dan bisnis jadi kedodoran modal.

Dengan pemisahan keuangan, kamu akan lebih mudah mengontrol arus kas.

3. Catat Semua Transaksi Setiap Hari

Jangan menunda pencatatan sampai besok, apalagi sampai lupa.
Setiap transaksi harus dicatat:

➡️ Pemasukan
Contoh: penjualan makanan, ongkir, pesanan catering

➡️ Pengeluaran
Contoh: belanja bahan baku, gas, listrik, kemasan

Contoh format harian sederhana:

Kalau dilakukan setiap hari, kamu bisa langsung tahu apakah usaha kamu untung atau rugi.

4. Bedakan Biaya Tetap dan Biaya Variabel

Agar lebih mudah mengatur keuangan, kamu perlu memahami dua jenis biaya:

✅ Biaya Tetap

Pengeluaran yang harus dibayar walaupun tidak ada penjualan.
Contoh:

1. Sewa tempat

2. Gaji karyawan tetap

3. Listrik / internet bulanan

✅ Biaya Variabel

Pengeluaran yang bergantung pada jumlah produksi.
Contoh:

1. Bahan baku

2. Kemasan

3. Ongkir

Dengan memahaminya, kamu jadi tahu biaya apa yang bisa dikurangi ketika usaha sedang sepi.

5. Gunakan Buku Kas atau Aplikasi Digital

Pencatatan bisa dilakukan dengan alat apa saja, yang penting mudah digunakan:

Pilihan pencatatan sederhana:

1. Buku kas kecil

2. Excel / Google Sheet

3. Aplikasi kasir digital (POS)

Aplikasi yang banyak digunakan UMKM:

1. Buku Warung

2. BukuKas

3. Kasir Pintar

4. Moka POS

5. Majoo

Aplikasi memudahkan:
✅ Perhitungan otomatis
✅ Laporan keuangan harian/bulanan
✅ Rekap stok dan piutang

Pilih alat yang paling kamu pahami agar pencatatan bisa konsisten.

6. Catat Juga Piutang dan Hutang

Banyak UMKM rugi bukan karena kurang pelanggan, tapi karena banyak pelanggan yang utang dan tidak bayar.

Buat daftar piutang:

1. Siapa yang berutang?

2. Berapa jumlahnya?

3. Kapan harus dibayar?

Selalu minta tanda bukti atau screenshot pesan.
Jika perlu, terapkan aturan:

Maksimal hutang 7 hari
Tidak boleh ada hutang baru sebelum yang lama dibayar

Untuk hutang ke supplier?
Catat juga tanggal jatuh tempo agar tidak kena denda.

7. Hitung Laba Harian, Mingguan, dan Bulanan

Laba adalah tujuan bisnis. Jadi harus dihitung secara rutin.

Rumus laba sederhana:
Laba = Pendapatan – Biaya

Contoh:
Pendapatan harian = Rp500.000
Pengeluaran harian = Rp300.000
Laba = Rp200.000

Kalau kamu cek rutin:

1. Jika laba menurun → cari penyebabnya

2. Jika laba meningkat → pertahankan strategi

Laporan bulanan penting untuk melihat perkembangan usaha.

8. Kelola Stok Barang dengan Baik

Kesalahan UMKM lain yang sering terjadi adalah stok tidak terkontrol, akhirnya:

1. Ada bahan yang kedaluwarsa

2. Ada barang yang kurang saat diperlukan

3. Modal mengendap dalam bentuk barang

Tips pengelolaan stok:
✅ Cek stok setiap hari
✅ Catat barang masuk dan keluar
✅ Beli sesuai kebutuhan produksi

Kalau stok teratur, modal tidak akan terbuang sia-sia.

9. Pastikan Ada Dana Darurat & Tabungan Bisnis

Dari laba yang kamu dapat:

1. Sebagian untuk pengembangan usaha

2. Sebagian untuk tabungan dana darurat

3. Sebagian untuk cadangan bulan depan

Idealnya, kamu punya dana darurat minimal:
📌 1–3 bulan biaya operasional

Dana ini berguna saat:

1. Penjualan sepi

2. Harga bahan naik

3. Ada kerusakan alat produksi

Bisnis yang tahan krisis adalah bisnis yang siap dana cadangan.

10. Evaluasi Keuangan Secara Berkala

Minimal sebulan sekali, lakukan evaluasi:

✅ Untung atau rugi?
✅ Pengeluaran mana yang bisa dikurangi?
✅ Produk mana yang paling laku?
✅ Apakah harga sudah sesuai?

Dengan evaluasi, kamu bisa mengambil langkah yang lebih tepat untuk bulan berikutnya.

Evaluasi adalah kunci keberlanjutan bisnis.

Pencatatan keuangan harian bukan hal yang sulit, hanya butuh kemauan dan konsistensi.

Langkah yang harus kamu lakukan:

✅ Pisahkan uang bisnis dan pribadi
✅ Catat semua pemasukan dan pengeluaran
✅ Gunakan aplikasi atau buku kas
✅ Hitung laba secara rutin
✅ Kelola stok dan piutang dengan baik
✅ Selalu lakukan evaluasi

Dengan sistem pencatatan keuangan yang baik, kamu akan:

1. Lebih mudah mengambil keputusan bisnis

2. Tahu arah perkembangan usaha

3. Lebih dipercaya bank atau investor

4. Bisnis bertahan lebih lama

Ingat: “UMKM yang sukses adalah UMKM yang mengerti angka-angka bisnisnya.”

Intership SMKN1 Bungo |Mukmainna