Cara Mengelola Persediaan Barang untuk UMKM

Gubuku – Persediaan barang adalah aset penting dalam UMKM, terutama bagi bisnis yang menjual produk fisik seperti kuliner, fashion, atau kebutuhan sehari-hari. Jika stok tidak dikelola dengan baik, bisnis bisa mengalami kerugian. Misalnya, barang menumpuk dan tidak laku, barang kadaluarsa, atau malah kekurangan stok saat permintaan naik.

Oleh karena itu, setiap pelaku UMKM perlu memahami cara mengelola persediaan barang dengan benar. Artikel ini akan membahas langkah-langkah mudah yang bisa langsung Anda terapkan

Mengapa Pengelolaan Persediaan Itu Penting?

Banyak pemilik UMKM yang fokus pada penjualan tetapi lupa mengelola stok. Padahal, pengelolaan persediaan memberi banyak manfaat:

✅ Mencegah kerugian akibat barang rusak/kadaluarsa
✅ Memastikan stok cukup ketika permintaan meningkat
✅ Menghemat biaya penyimpanan dan produksi
✅ Mengetahui barang mana yang paling laris
✅ Menghindari penumpukan modal dalam persediaan

Dengan manajemen stok yang baik, bisnis Anda bisa lebih efisien dan untung maksimal.

Jenis-jenis Persediaan dalam UMKM

Agar lebih mudah dipahami, berikut beberapa jenis persediaan:

1. Bahan Baku
   Bahan yang digunakan untuk membuat produk. Contoh: kain untuk bisnis konveksi, tepung untuk usaha roti.

2. Barang Setengah Jadi (Work in Process)
   Barang yang masih dalam proses pengerjaan.

3. Barang Jadi
   Produk siap jual kepada pelanggan.

4. Barang Penunjang
   Barang yang bukan untuk dijual tetapi mendukung operasional, seperti kemasan.

Mengetahui kategori ini membantu Anda menghitung stok dengan lebih akurat.

Cara Mengelola Persediaan Barang untuk UMKM

Berikut langkah praktis dan mudah untuk diterapkan:

 1. Catat Semua Persediaan Secara Rutin

Buat pencatatan stok sejak awal bisnis. Bisa dengan:

1. Buku catatan

2. Spreadsheet Excel/Google Sheet

3. Aplikasi kasir/inventory

Informasi yang harus dicatat:

1. Nama barang

2. Jumlah masuk & keluar

3. Harga beli

4. Lokasi penyimpanan

5. Tanggal kadaluarsa (jika ada)

Pencatatan membantu menghindari kebingungan saat barang hilang atau terselip.

 2. Gunakan Sistem FIFO (First In, First Out)

Barang yang datang lebih dulu harus dijual lebih dulu. Ini penting untuk:

✔ Produk yang mudah rusak (makanan/minuman)
✔ Produk yang mengikuti tren (fashion, kosmetik)

Contoh: Stok roti tanggal 20 jangan disimpan sampai roti tanggal 21 yang dijual dulu.

3. Hitung Safety Stock atau Stok Cadangan

Safety stock adalah stok tambahan yang disimpan untuk berjaga-jaga jika permintaan tiba-tiba meningkat.

Rumus sederhana:

Safety Stock = (Penjualan tertinggi – penjualan rata-rata) x lead time

Lead time = waktu tunggu pengiriman barang dari supplier

 4. Gunakan Analisa ABC

Pisahkan stok berdasarkan nilai dan pergerakan:

Kelola kelas A paling ketat agar modal tidak terkunci terlalu banyak.

5. Lakukan Audit Stok Secara Berkala

Cocokkan catatan dengan stok fisik:

1. Mingguan untuk barang cepat habis

2. Bulanan untuk barang tahan lama

Jika ada selisih di catatan, segera cari penyebabnya.

 6. Optimalkan Tempat Penyimpanan

Tips gudang atau rak penyimpanan kecil:

✅ Tata sesuai kategori
✅ Gunakan label
✅ Pisahkan barang lama dan baru
✅ Hindari tempat lembap untuk produk makanan

Stok yang tertata memudahkan pengecekan dan mengurangi kerusakan.

7. Gunakan Software atau Aplikasi Inventory

Untuk UMKM, banyak aplikasi gratis yang membantu cek stok otomatis:

1. Moka POS

2. Majoo

3. Kasir Pintar

4. Olsera

5. iReap POS

6. Atau Excel template

Keuntungannya: tidak perlu hitung manual, stok langsung berkurang saat terjadi penjualan.

Kesalahan Umum dalam Pengelolaan Persediaan

Hindari kesalahan ini:

❌ Membeli barang terlalu banyak karena “diskon”
❌ Tidak pernah mengecek stok kadaluarsa
❌ Tidak mencatat barang masuk & keluar
❌ Semua barang dianggap sama penting
❌ Tidak tahu produk mana yang paling laris

Satu saja kesalahan bisa membuat bisnis rugi besar.

Tips Mengatur Modal dalam Persediaan

1. Fokus perbanyak stok barang yang cepat laku

2. Minimalkan stok barang yang jarang laku

3. Negosiasi pembelian dengan supplier (termin pembayaran)

4. Gunakan sistem PO (preorder) untuk barang berisiko

Tujuannya: modal tidak terkunci dalam stok yang tidak bergerak.

Cara mengelola persediaan barang untuk UMKM sebenarnya tidak sulit. Kuncinya adalah:

✅ Catat stok secara detail
✅ Atur strategi FIFO
✅ Siapkan safety stock
✅ Audit berkala
✅ Gunakan aplikasi jika memungkinkan

Dengan manajemen stok yang baik, bisnis Anda lebih efisien, pelayanan lebih cepat, dan keuntungan meningkat.

Intership SMKN 1 Bungo |Mukmainna