Cara Mengatur Persediaan Barang Dagangan UMKM

Gubuku – Bagi pelaku UMKM (Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah), salah satu tantangan terbesar dalam menjalankan usaha adalah mengatur persediaan barang dagangan. Barang yang terlalu banyak bisa membuat modal tertahan dan berisiko rusak, sementara stok yang terlalu sedikit bisa menyebabkan kehilangan peluang penjualan.

Maka dari itu, memahami cara mengatur stok barang dagangan dengan benar menjadi hal penting agar usaha tetap lancar, efisien, dan menguntungkan.

1. Mengapa Pengelolaan Persediaan Itu Penting?

Bayangkan kamu punya toko kelontong. Kalau kamu tidak tahu berapa stok minyak goreng yang tersisa, bisa jadi kamu kehabisan saat pelanggan datang, atau sebaliknya, membeli terlalu banyak dan akhirnya minyak kadaluarsa.

Inilah mengapa pengelolaan persediaan sangat penting. Beberapa manfaat utamanya antara lain:

1. Menghindari kerugian akibat barang rusak atau kedaluwarsa.

2. Memastikan stok selalu tersedia untuk memenuhi permintaan pelanggan.

3. Mengetahui barang mana yang laku keras dan mana yang jarang laku.

4. Membantu mengatur arus kas usaha, karena pembelian stok bisa diatur sesuai kebutuhan.

Dengan kata lain, pengelolaan stok bukan hanya soal mencatat barang keluar dan masuk, tapi juga tentang mengatur strategi bisnis agar usaha tetap sehat dan efisien.

2. Jenis-Jenis Persediaan Barang Dagangan

Sebelum mengatur stok, penting juga untuk memahami jenis-jenis persediaan barang dagangan dalam usaha. Biasanya, barang dagangan UMKM bisa dibagi menjadi tiga jenis:

1. Barang mentah atau bahan baku
   Misalnya tepung, telur, dan gula untuk usaha kue.

2. Barang setengah jadi
   Contohnya adonan kue yang sudah dibuat tapi belum dipanggang.

3. Barang jadi atau siap jual
   Barang yang sudah siap dijual ke pelanggan, seperti kue yang sudah dikemas.

Dengan mengetahui jenisnya, kamu bisa menentukan prioritas mana yang harus dipantau lebih ketat. Barang mentah bisa cepat rusak, jadi perlu manajemen stok yang lebih hati-hati dibanding barang kering atau tahan lama.

3. Langkah-Langkah Mengatur Persediaan Barang Dagangan

Berikut langkah-langkah sederhana yang bisa kamu terapkan untuk mengelola stok barang secara efektif:

a. Catat Semua Barang Masuk dan Keluar

Langkah pertama yang wajib dilakukan adalah mencatat semua transaksi stok.
Kamu bisa menggunakan buku catatan khusus, spreadsheet (seperti Excel atau Google Sheets), atau aplikasi stok barang gratis seperti Stock In, BukuKas, atau Jurnal.id.

Contohnya:

Dengan pencatatan yang rapi, kamu bisa tahu stok aktual tanpa harus mengecek gudang setiap saat.

b. Gunakan Sistem FIFO (First In, First Out)

FIFO artinya barang yang masuk lebih dulu, keluar lebih dulu.
Cara ini penting agar barang lama tidak menumpuk dan rusak.

Contoh penerapan:
Kalau kamu punya dua stok mie instan, satu datang tanggal 1 Oktober dan satu lagi tanggal 10 Oktober, maka barang tanggal 1 Oktober harus dijual duluan.

FIFO sangat cocok diterapkan di usaha makanan, minuman, atau barang yang punya masa kedaluwarsa.

c. Tentukan Batas Minimum Stok

Kamu juga perlu menetapkan batas minimum stok (safety stock).
Misalnya, kalau rata-rata penjualan gula adalah 5 bungkus per hari, maka stok minimal sebaiknya 15 bungkus (untuk cadangan 3 hari).

Dengan cara ini, kamu bisa menghindari kehabisan barang saat permintaan meningkat.

d. Lakukan Stok Opname Secara Berkala

Stok opname artinya mengecek jumlah stok fisik di gudang dan membandingkannya dengan catatan.
Biasanya dilakukan setiap akhir bulan atau akhir minggu.

Tujuannya untuk memastikan tidak ada selisih antara catatan dan kondisi nyata, serta mendeteksi barang hilang, rusak, atau salah input data.

Jika ada perbedaan, segera lakukan penyesuaian agar data tetap akurat.

e. Kelompokkan Barang Berdasarkan Kategori

Agar lebih rapi dan mudah dicari, kelompokkan barang berdasarkan kategori seperti:

1. Jenis (makanan, minuman, peralatan rumah tangga, dll)

2. Tingkat penjualan (barang cepat laku, sedang, lambat)

3. Lokasi penyimpanan (rak A, rak B, gudang, dll)

Dengan sistem seperti ini, kamu bisa mempercepat proses pengecekan dan pengambilan barang.

f. Gunakan Aplikasi atau Software Inventaris

Sekarang banyak aplikasi yang bisa membantu pelaku UMKM mengatur stok secara otomatis.
Contohnya:

1. BukuWarung

2. Jurnal.id

3. Accurate Lite

4. Olsera POS

Keuntungannya:

1. Data bisa diakses dari HP kapan saja.

2. Laporan stok bisa dibuat otomatis.

3. Bisa terhubung dengan penjualan dan pembelian.

Dengan sistem digital, kamu bisa menghemat waktu dan mengurangi kesalahan pencatatan manual.

4. Tips Menghindari Kerugian Akibat Persediaan

Selain langkah di atas, ada beberapa tips tambahan agar stok barang dagangan kamu tidak merugikan bisnis:

a. Jangan Menimbun Barang Terlalu Banyak

Meskipun membeli dalam jumlah besar bisa lebih murah, tapi stok berlebih justru bisa membuat modal terjebak dan risiko kerusakan meningkat.
Beli secukupnya sesuai kebutuhan dan pola penjualan.

b. Perhatikan Tren Penjualan

Catat barang apa yang paling sering dibeli pelanggan.
Jika kamu tahu barang paling laku, kamu bisa fokus di sana dan tidak perlu menimbun yang kurang laku.

Contohnya, jika pelanggan sering beli sabun cair tapi jarang beli pewangi, kamu bisa stok lebih banyak sabun dan kurangi pembelian pewangi.

c. Jaga Kondisi Penyimpanan

Pastikan tempat penyimpanan bersih, kering, dan aman dari hama.
Gunakan rak yang kuat dan beri label agar barang mudah dicari.

Untuk makanan, pastikan suhu dan kelembaban sesuai agar tidak cepat rusak.

d. Evaluasi Stok Secara Rutin

Setiap 3–6 bulan, lakukan evaluasi:
Barang mana yang cepat laku, mana yang tidak bergerak.
Jika ada stok lama yang tidak laku, bisa dijual promo atau dijadikan paket diskon agar tidak menumpuk.

5. Contoh Kasus Sederhana

Misalnya, kamu memiliki toko sembako kecil.
Dalam satu bulan, kamu menjual sekitar:

1. Beras 50 kg

2. Gula 30 kg

3. Minyak goreng 25 liter

Kamu bisa membuat sistem sederhana seperti ini:

1. Stok minimal beras = 10 kg

2. Stok minimal gula = 5 kg

3. Stok minimal minyak goreng = 5 liter

Setiap kali stok turun di bawah batas itu, kamu langsung pesan ulang ke supplier.
Dengan cara ini, barang tidak pernah habis dan tidak juga menumpuk.

Mengatur persediaan barang dagangan untuk UMKM memang terlihat sederhana, tapi sangat berpengaruh pada kelancaran bisnis.
Dengan pencatatan rapi, sistem FIFO, batas minimum stok, dan evaluasi rutin, kamu bisa menghindari kerugian dan menjaga arus kas tetap sehat.

Mulailah dari hal kecil — misalnya, mencatat stok harian secara manual — lalu perlahan gunakan aplikasi jika usaha semakin berkembang.
Ingat, stok yang teratur berarti usaha yang terjaga.

Dengan manajemen stok yang baik, UMKM bisa lebih efisien, hemat biaya, dan tentu saja — lebih menguntungkan.

Intership SMKN 1 Bungo |Mukmainna