Cara Mengelola Gaji Karyawan UMKM dengan Sistem Akuntansi

Gubuku – Jika Anda memiliki usaha kecil atau UMKM, maka menggaji karyawan merupakan bagian besar dari pengeluaran operasional.
Namun, banyak pemilik UMKM yang merasa “cari saja gaji dibayar” tanpa sistem yang jelas. Akibatnya:

1. Gaji terlambat atau belum dibayar

2. Kesalahan pencatatan pengeluaran

3. Laporan keuangan jadi acak dan tidak bisa digunakan untuk keputusan

Padahal dengan sistem akuntansi sederhana, Anda bisa mengelola gaji karyawan dengan baik — memastikan tepat waktu, sesuai hak, dan tercatat rapi dalam pembukuan. Menurut sumber, akuntansi membantu UMKM mencatat pengeluaran seperti gaji karyawan secara teratur. Impact First

Artikel ini akan membahas bagaimana Anda bisa menerapkan sistem penggajian dengan akuntansi yang simpel namun efektif untuk UMKM.

1. Tentukan Besaran Gaji yang Rasional

Sebelum sistem berjalan, Anda harus menentukan gaji pokok dan total biaya tenaga kerja yang realistis.

Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan:

1. Tentukan persentase dari omzet atau pendapatan yang dialokasikan untuk gaji. Misalnya, banyak UMKM menggunakan sekitar 15–30% dari omzet sebagai alokasi gaji karyawan. Midtrans+1

2. Pastikan gaji karyawan sesuai dengan kemampuan keuangan bisnis. Artikel menyebut bahwa pengeluaran untuk gaji sebaiknya berada dalam “zona aman”. Kyrim+1

3. Pahami regulasi pengupahan untuk UMKM. Meskipun UMKM punya fleksibilitas, tetap harus ada kesepakatan dengan karyawan. Mekari Talenta+1

Contoh:

Bisnis Anda menghasilkan omzet Rp50 juta per bulan. Jika Anda memakai alokasi 20% untuk gaji, maka dana maksimal untuk gaji karyawan adalah Rp10 juta per bulan.

Dengan jumlah dana tersebut Anda bisa membagi ke karyawan berdasarkan jabatan, tanggung jawab, dan jam kerja.

2. Siapkan Sistem Akuntansi Penggajian (Payroll Accounting)

Setelah anggaran gaji ditentukan, maka langkah selanjutnya adalah membuat sistem pencatatan yang rapi.

✅ Apa itu “akuntansi penggajian”?

Akuntansi penggajian atau payroll accounting adalah proses pencatatan semua transaksi yang terkait dengan penggajian: gaji pokok, tunjangan, potongan, pajak, lembur, dan biaya sosial. Mekari Jurnal
Tanpa sistem ini, Anda tidak akan punya gambaran jelas biaya tenaga kerja, yang bisa berdampak negatif pada keputusan bisnis.

✅ Komponen yang harus dicatat:

1. Gaji pokok setiap karyawan

2. Tunjangan tetap dan tidak tetap (makan, transport, bonus)

3. Potongan seperti pajak, iuran BPJS, pinjaman karyawan

4. Lembur atau tambahan kerja

5. Tanggal pembayaran dan metode pembayaran

3. Buat Chart of Accounts dan Buku Besar Sederhana

Untuk mencatat gaji dalam pembukuan, Anda perlu membuat bagan akun (chart of accounts) sederhana seperti:

1. Beban Gaji Karyawan

2. Beban Tunjangan

3. Potongan Gaji

4. Kewajiban Gaji Terhutang

5. Kas / Bank (yang membayar gaji)

Ketika gaji dibayarkan, bisa dibuat jurnal:

Debit: Beban Gaji Karyawan
Credit: Kas / Bank
Jika ada potongan yang belum dibayar, maka bisa Credit: Kewajiban Gaji Terhutang

Dengan cara ini, pembukuan Anda akan tertata dan laporan keuangan jadi lebih akurat. Mekari Jurnal+1

4. Jadwalkan Pembayaran Gaji Karyawan Tepat Waktu

Salah satu faktor yang membuat karyawan tetap semangat adalah ketepatan pembayaran.

Tips agar pembayaran gaji lancar:

1. Tetapkan tanggal gaji tetap, misalnya setiap akhir bulan atau tanggal 5

2. Pastikan biaya gaji sudah disiapkan (cash flow memadai)

3. Gunakan rekening bisnis terpisah agar tidak tercampur dengan keuangan pribadi

4. Siapkan dana cadangan agar tidak terlambat bayar jika ada keterlambatan omzet

Dengan jadwal yang konsisten, Anda membangun kepercayaan dan profesionalisme dalam UMKM Anda.

5. Gunakan Teknologi Sederhana untuk Mendukung Sistem

Tidak perlu software kaku atau mahal untuk UMKM. Beberapa pilihan sederhana:

1. Spreadsheet (Excel atau Google Sheets) – untuk mencatat karyawan, nominal gaji, tanggal pembayaran

2. Aplikasi payroll sederhana – banyak aplikasi yang mendukung penggajian dan pencatatan untuk UMKM. Impact First+1

3. Grup WhatsApp internal – untuk mengumumkan slip gaji atau pemberitahuan pembayaran

Dengan teknologi sederhana, proses penggajian jadi lebih cepat, rapi, dan meminimalkan kesalahan.

6. Catat Gaji sebagai Beban Operasional dalam Laporan Keuangan

Gaji karyawan bukan hanya “uang keluar”, tapi bagian dari beban operasional bisnis.

Untuk akuntansi dan laporan keuangan UMKM, pastikan:

1. Beban gaji dicatat di laporan laba rugi (income statement)

2. Kewajiban gaji yang belum dibayarkan dicatat di neraca sebagai kewajiban jangka pendek

3. Evaluasi beban gaji setiap bulan: jika terlalu tinggi dibanding omzet, perlu dilakukan penyesuaian

Menurut literatur UMKM, pencatatan pengeluaran termasuk gaji adalah bagian penting pengelolaan keuangan. Impact First+1

7. Evaluasi dan Tinjau Kembali Sistem Penggajian secara Berkala

Sistem penggajian bukan sesuatu yang dibikin sekali lalu lupa. Anda perlu meninjau secara periodik:

1. Apakah alokasi gaji masih sesuai persentase terhadap omzet? (misalnya < 30%) Majoo+1

2. Apakah semua potongan dan tunjangan sudah sesuai?

3. Apakah karyawan merasa adil dan motivasi tetap tinggi?

4. Apakah data penggajian tercatat dengan baik dan bisa dilaporkan?

Jika ditemukan masalah seperti beban gaji terlalu besar atau laporan penggajian kacau, segera lakukan perbaikan.

8. Hubungkan Sistem Penggajian dengan Manajemen SDM dan Pertumbuhan Bisnis

Pengelolaan gaji yang baik juga berdampak pada manajemen sumber daya manusia (SDM) dan pertumbuhan bisnis. Sistem akuntansi yang rapi memberikan:

1. Kejelasan biaya untuk setiap karyawan

2. Basis data kinerja dan kontribusi yang bisa digunakan sebagai dasar insentif atau bonus

3. Laporan yang bisa digunakan untuk pengambilan keputusan, seperti merekrut tambahan karyawan atau mengurangi

Menurut studi, akuntansi yang tepat membantu UMKM dalam pengelolaan SDM dan keuangan. STIE Indonesia Jakarta

9. Contoh Proses Praktis Penggajian di UMKM

Berikut contoh alur sederhana:

1. Bulan berjalan – karyawan bekerja sesuai tugas

2. Akhir bulan – hitung jam kerja, lembur, tunjangan

3. Siapkan daftar gaji (nama karyawan, gaji pokok, tunjangan, potongan)

4. Buat jurnal:

   • Beban Gaji Karyawan – XXX

   • Kewajiban Gaji Terhutang – XXX (jika belum dibayar)

   • Kas / Bank – XXX (saat dibayar)

5. Bayar gaji sesuai jadwal

6. Arsipkan slip gaji & bukti pembayaran

7. Rekonsiliasi dan catat ke laporan keuangan bulanan

Dengan alur ini, UMKM Anda punya sistem yang lebih profesional dan dapat dipertanggungjawabkan.

Sistem Akuntansi Penggajian adalah Pondasi UMKM yang Sehat

Mengelola gaji karyawan dengan sistem akuntansi bukan soal besar atau kecilnya bisnis — tapi soal ketertiban, kejelasan, dan profesionalisme.

Hal-hal utama yang harus dilakukan:

1. Tentukan alokasi gaji dan besaran yang realistis

2. Buat sistem pencatatan penggajian yang sederhana tapi terstruktur

3. Gunakan teknologi sederhana agar proses cepat dan rapi

4. Catat gaji sebagai bagian dari laporan keuangan

5. Tinjau dan evaluasi sistem secara berkala

Ketika gaji karyawan dikelola dengan baik, Anda akan mendapatkan efek positif seperti: pegawai yang puas, kerja lebih produktif, dan bisnis yang tumbuh dengan lebih stabil.

Mulailah sistemnya sekarang. Sekecil apapun usaha Anda, memiliki pengelolaan gaji yang baik adalah investasi jangka panjang untuk keberhasilan dan keberlanjutan bisnis Anda.

Intrship SMKN 1 Bungo |Mukmainna