Cara Mengukur Efisiensi Operasional UMKM

Gubuku – Setiap pelaku Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM) tentu ingin bisnisnya berjalan lancar dan menghasilkan keuntungan. Namun, keuntungan yang besar bukan hanya bergantung pada seberapa banyak produk terjual, tapi juga seberapa efisien bisnis dijalankan.

Efisiensi operasional berarti bagaimana sebuah usaha bisa menghasilkan hasil maksimal dengan sumber daya yang minimal — baik dari sisi tenaga kerja, waktu, maupun biaya.

Masalahnya, banyak UMKM yang belum tahu cara mengukur efisiensi usahanya sendiri. Mereka tahu bisnis berjalan, tapi tidak tahu apakah prosesnya sudah optimal atau masih banyak pemborosan.

Artikel ini akan menjelaskan cara mengukur efisiensi operasional UMKM dengan langkah-langkah sederhana, sehingga kamu bisa menilai seberapa baik kinerja bisnis dan mencari peluang untuk meningkatkannya.

1. Apa Itu Efisiensi Operasional?

Sebelum masuk ke cara mengukurnya, mari pahami dulu apa itu efisiensi operasional.

Efisiensi operasional adalah ukuran yang menunjukkan seberapa efektif suatu bisnis dalam menggunakan sumber daya (uang, waktu, tenaga, bahan baku) untuk menghasilkan produk atau layanan.

Semakin sedikit sumber daya yang digunakan untuk mencapai hasil tertentu, maka semakin efisien bisnis tersebut.

👉 Contoh sederhana:

1. Dua usaha roti sama-sama memproduksi 100 roti per hari.

2. Usaha A menghabiskan biaya Rp500.000, sedangkan usaha B hanya Rp350.000.

3. Artinya, usaha B lebih efisien, karena hasilnya sama dengan biaya lebih rendah.

2. Mengapa Efisiensi Penting untuk UMKM?

Efisiensi bukan sekadar tentang menghemat uang. Untuk UMKM, efisiensi adalah kunci bertahan di tengah persaingan dan perubahan pasar.

Manfaat efisiensi operasional antara lain:

1. Menurunkan biaya produksi tanpa menurunkan kualitas.

2. Meningkatkan keuntungan karena margin laba menjadi lebih besar.

3. Mempercepat proses kerja, sehingga bisa melayani pelanggan lebih cepat.

4. Mengurangi pemborosan, baik waktu maupun bahan.

5. Meningkatkan daya saing di pasar yang kompetitif.

Dengan bisnis yang efisien, kamu bisa tumbuh lebih cepat tanpa harus menambah banyak modal.

3. Indikator Efisiensi Operasional UMKM

Untuk mengetahui apakah bisnismu sudah efisien, kamu perlu mengukur kinerjanya dengan indikator tertentu. Berikut beberapa indikator utama yang bisa digunakan:

a. Produktivitas Karyawan

Hitung berapa banyak hasil kerja (produk atau layanan) yang bisa dihasilkan oleh setiap karyawan dalam waktu tertentu.

Rumus sederhana:
👉 Produktivitas = Jumlah output ÷ Jumlah karyawan

Contoh:
Jika 5 karyawan menghasilkan 500 produk dalam 1 minggu, berarti produktivitas per karyawan = 100 produk/minggu.
Semakin tinggi angkanya, semakin efisien proses kerja timmu.

b. Rasio Biaya Operasional

Rasio ini menunjukkan seberapa besar biaya operasional dibandingkan dengan total pendapatan.

Rumus:
👉 Rasio Biaya Operasional = (Total Biaya Operasional ÷ Total Pendapatan) × 100%

Contoh:
Jika total biaya operasional Rp10 juta dan pendapatan Rp25 juta,
Rasionya = (10 juta ÷ 25 juta) × 100% = 40%.

Artinya, 40% dari pendapatan digunakan untuk menutupi biaya operasional.
Semakin rendah persentasenya, semakin efisien bisnis kamu.

c. Waktu Produksi atau Waktu Layanan

Ukurlah berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan satu produk atau melayani satu pelanggan.

Tujuannya: agar kamu tahu apakah proses kerja sudah cepat atau masih lambat.

Contoh:

1. Sebuah laundry biasanya menyelesaikan 1 order dalam 2 hari.

2. Setelah menerapkan sistem antar-jemput dan penjadwalan, waktu turun jadi 1 hari.
   Itu berarti efisiensi waktu meningkat 50%.

d. Tingkat Pemanfaatan Bahan Baku

Perhatikan berapa banyak bahan baku yang benar-benar digunakan untuk produk jadi dan berapa yang terbuang.

Rumus:
👉 Efisiensi Bahan Baku = (Bahan Baku Terpakai ÷ Total Bahan Baku Dibeli) × 100%

Jika hasilnya rendah, berarti banyak bahan terbuang — dan proses produksi masih belum efisien.

e. Tingkat Kepuasan Pelanggan

Mungkin terdengar tidak langsung berhubungan, tapi pelanggan yang puas menandakan proses bisnis berjalan lancar dan efisien.
Keluhan pelanggan sering kali menunjukkan masalah di dalam sistem — seperti pengiriman lambat, stok habis, atau pelayanan yang berbelit-belit.

Gunakan survei sederhana atau feedback lewat WhatsApp untuk mengukur tingkat kepuasan mereka.

4. Langkah Sederhana Mengukur Efisiensi Operasional

Berikut langkah-langkah yang bisa langsung kamu terapkan:

Langkah 1: Catat Semua Aktivitas Operasional

Buat daftar kegiatan utama di bisnis kamu, misalnya:

1. Produksi

2. Pemasaran

3. Penjualan

4. Pengiriman

5. Layanan pelanggan

Tujuannya agar kamu tahu bagian mana yang paling banyak menyerap waktu dan biaya.

Langkah 2: Kumpulkan Data Keuangan dan Produksi

Catat berapa banyak bahan yang digunakan, tenaga kerja yang terlibat, waktu yang dihabiskan, dan hasil yang diperoleh.
Gunakan catatan sederhana, misalnya di Excel atau aplikasi pembukuan UMKM seperti BukuKas atau Mekari Jurnal.

Langkah 3: Hitung Efisiensi dengan Indikator

Gunakan rumus-rumus di atas (rasio biaya operasional, produktivitas, waktu produksi, dll).
Hitung setiap minggu atau bulan agar kamu bisa melihat perubahannya dari waktu ke waktu.

Langkah 4: Bandingkan Hasilnya

Bandingkan hasil sekarang dengan periode sebelumnya.
Jika rasio biaya operasional menurun, atau waktu produksi lebih cepat, berarti efisiensi meningkat.

Kamu juga bisa membandingkan dengan standar industri (jika tersedia), tapi untuk UMKM cukup dibandingkan dengan performa sendiri dari waktu ke waktu.

Langkah 5: Perbaiki Area yang Boros

Setelah tahu bagian mana yang tidak efisien, buat rencana perbaikan.
Contohnya:

1. Jika bahan baku sering terbuang, ubah sistem penyimpanan.

2. Jika produksi lambat, pertimbangkan alat atau metode kerja baru.

3. Jika biaya promosi tinggi tapi hasil minim, coba strategi digital marketing yang lebih hemat.

5. Tips Praktis Meningkatkan Efisiensi Operasional

Berikut beberapa tips yang mudah diterapkan di UMKM:

 a. Gunakan Teknologi Sederhana

Coba manfaatkan aplikasi gratis untuk mencatat keuangan, mengatur stok, atau membuat faktur otomatis.
Contohnya: Google Sheets, BukuKas, atau aplikasi POS (Point of Sale).

 b. Terapkan SOP (Standard Operating Procedure)

SOP membantu memastikan semua karyawan bekerja dengan cara yang sama dan efisien.
Misalnya, ada urutan tetap untuk proses produksi agar tidak terjadi tumpang tindih pekerjaan.

 c. Latih Karyawan

Karyawan yang terampil akan bekerja lebih cepat dan mengurangi kesalahan.
Adakan pelatihan singkat atau berbagi pengalaman antar tim.

 d. Evaluasi Setiap Bulan

Jangan menunggu masalah muncul dulu. Evaluasi efisiensi operasional secara rutin agar perbaikan bisa dilakukan lebih cepat.

 e. Fokus pada Kualitas, Bukan Kuantitas

Efisiensi bukan berarti memotong proses sembarangan. Tujuannya adalah meningkatkan hasil tanpa menurunkan kualitas.

6. Contoh Nyata: UMKM Makanan Ringan

Misalnya, usaha “Snack Lezat” memproduksi keripik pisang.
Sebelum evaluasi:

1. Produksi: 200 bungkus/hari

2. Biaya operasional: Rp2.000.000/hari

3. Waktu produksi: 10 jam

Setelah perbaikan (mengatur jadwal kerja dan memperbarui mesin penggoreng):

1. Produksi: 300 bungkus/hari

2. Biaya operasional: Rp1.800.000/hari

3. Waktu produksi: 8 jam

👉 Artinya, efisiensi meningkat karena output naik, biaya turun, dan waktu lebih cepat.
Dampaknya, keuntungan naik tanpa perlu menambah karyawan.

Mengukur efisiensi operasional adalah langkah penting agar UMKM bisa mengetahui kondisi sebenarnya dan membuat keputusan yang lebih cerdas.

Ringkasnya:

1. Pahami apa itu efisiensi dan mengapa penting.

2. Gunakan indikator seperti produktivitas, rasio biaya, waktu produksi, dan kepuasan pelanggan.

3. Lakukan pengukuran secara rutin dan catat perubahannya.

4. Perbaiki bagian yang boros dengan cara sederhana tapi konsisten.

Dengan efisiensi yang baik, bisnis kecil bisa lebih hemat, lebih cepat, dan lebih menguntungkan.

Intership SMKN 1 Bungo |Mukmainna