Cara Menyimpan Arsip Keuangan UMKM dengan Aman

Gubuku – Setiap pelaku Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM) pasti berurusan dengan banyak dokumen keuangan. Mulai dari nota pembelian, faktur penjualan, laporan keuangan, hingga bukti transfer. Semua dokumen ini disebut arsip keuangan, dan fungsinya sangat penting untuk melacak kondisi keuangan bisnis.

Sayangnya, banyak pelaku UMKM yang belum menyadari pentingnya menyimpan arsip keuangan dengan baik. Dokumen sering tercecer, rusak, atau bahkan hilang ketika dibutuhkan. Akibatnya, proses pencatatan keuangan jadi berantakan, laporan pajak sulit disusun, dan pengambilan keputusan bisnis jadi tidak akurat.

Padahal, arsip keuangan yang rapi dan aman bisa membantu kamu memahami arus kas, memantau pengeluaran, dan mempersiapkan usaha untuk berkembang lebih besar.
Artikel ini akan menjelaskan cara menyimpan arsip keuangan UMKM dengan aman, baik secara manual maupun digital, dengan bahasa sederhana dan langkah-langkah yang mudah dilakukan.

1. Pahami Pentingnya Arsip Keuangan

Sebelum membahas cara penyimpanan, penting untuk tahu kenapa arsip keuangan harus dijaga dengan baik. Berikut alasannya:

1. Sebagai bukti transaksi. Arsip bisa digunakan sebagai bukti sah bila terjadi selisih catatan atau audit.

2. Mendukung laporan keuangan. Data keuangan yang akurat hanya bisa diperoleh jika arsip tersimpan rapi.

3. Membantu pengambilan keputusan. Dari arsip, kamu bisa tahu tren pengeluaran, laba, atau kerugian.

4. Kepatuhan hukum dan pajak. Arsip dibutuhkan saat laporan pajak atau ketika ada pemeriksaan dari pihak berwenang.

Dengan kata lain, arsip keuangan bukan sekadar kertas biasa, tetapi aset penting bagi keberlangsungan usaha.

2. Kelompokkan Arsip Berdasarkan Jenisnya

Langkah pertama dalam mengatur arsip keuangan adalah mengelompokkan dokumen berdasarkan jenisnya. Ini akan mempermudah pencarian ketika kamu butuh dokumen tertentu.

Berikut contoh pengelompokannya:

1. Dokumen pemasukan: Nota penjualan, kwitansi pembayaran dari pelanggan, laporan penjualan harian.

2. Dokumen pengeluaran: Faktur pembelian bahan baku, bukti pembayaran tagihan, biaya operasional.

3. Dokumen pajak: Bukti potong, laporan SPT, faktur pajak.

4. Dokumen bank: Bukti transfer, rekening koran, laporan tabungan.

5. Dokumen internal: Laporan keuangan bulanan, neraca, dan catatan arus kas.

Setiap kategori sebaiknya disimpan di map atau folder terpisah, baik secara fisik maupun digital.

👉 Tips: Gunakan label atau kode warna (misalnya merah untuk pengeluaran, biru untuk pemasukan) agar mudah dibedakan.

3. Gunakan Sistem Penyimpanan Manual yang Tertata

Bagi UMKM yang masih mencatat secara manual, kamu bisa menggunakan sistem penyimpanan sederhana tetapi aman.

Langkah-langkahnya:

1. Gunakan map arsip atau binder yang kuat untuk setiap kategori dokumen.

2. Simpan dokumen secara kronologis (berdasarkan tanggal). Misalnya Januari di bagian depan, Februari di belakangnya.

3. Gunakan lemari atau box tertutup agar terhindar dari debu, air, atau serangga.

4. Letakkan di tempat aman dan mudah dijangkau, seperti ruang kerja yang terkunci.

Jika ruang terbatas, kamu bisa menggunakan rak arsip vertikal atau lemari besi kecil agar dokumen tidak berserakan.

👉 Catatan penting: Jangan menyimpan dokumen penting di tempat lembap atau terlalu panas karena bisa merusak kertas dalam jangka panjang.

4. Mulai Digitalisasi Arsip Keuangan

Di era digital, cara paling aman dan efisien untuk menyimpan arsip adalah dengan menyimpannya dalam bentuk digital.
Digitalisasi berarti mengubah dokumen kertas menjadi file elektronik, biasanya dalam format PDF atau gambar.

Langkah mudahnya:

1. Gunakan scanner atau aplikasi di HP seperti CamScanner atau Adobe Scan untuk memindai dokumen.

2. Simpan file hasil scan dengan nama yang jelas, misalnya “Nota_Penjualan_Januari2025.pdf”.

3. Kelompokkan file di folder sesuai kategori (misalnya “Pemasukan”, “Pengeluaran”, “Pajak”).

Dengan cara ini, kamu tidak perlu khawatir dokumen rusak karena air, api, atau rayap.

5. Simpan Arsip Digital di Cloud

Agar lebih aman, sebaiknya arsip digital tidak hanya disimpan di komputer atau HP, tetapi juga di cloud storage seperti:

1. Google Drive

2. Dropbox

3. OneDrive

4. Mega.nz

Penyimpanan cloud memungkinkan kamu mengakses dokumen kapan saja dan dari perangkat mana pun, asalkan terhubung internet.

Kelebihan lain:

1. File tidak akan hilang meski perangkat rusak.

2. Bisa dibagikan ke rekan bisnis dengan cepat.

3. Aman dengan perlindungan password dan enkripsi data.

👉 Tips tambahan: Gunakan akun email bisnis khusus untuk menyimpan arsip keuangan agar tidak tercampur dengan file pribadi.

6. Buat Backup Secara Rutin

Meskipun sudah menggunakan cloud, tetap penting untuk memiliki cadangan (backup) arsip di tempat lain.
Misalnya:

1. Simpan salinan file di flashdisk, harddisk eksternal, atau CD-ROM.

2. Buat backup mingguan atau bulanan untuk memastikan semua file terbaru tersimpan.

3. Gunakan dua tempat berbeda (misalnya satu di kantor, satu di rumah) agar aman dari bencana atau kehilangan.

Kehilangan data keuangan bisa menyebabkan kerugian besar, jadi memiliki backup adalah langkah bijak.

7. Jaga Keamanan Data dan Akses

Arsip keuangan berisi informasi sensitif seperti jumlah uang, transaksi pelanggan, dan data bank. Karena itu, penting untuk melindungi dokumen dari akses tidak sah.

Langkah-langkah sederhana:

1. Gunakan password kuat untuk file penting dan akun cloud.

2. Jangan bagikan akses kepada orang yang tidak berkepentingan.

3. Hindari membuka file keuangan di komputer umum atau WiFi publik.

4. Gunakan antivirus agar file digital tidak terinfeksi malware.

Jika usaha kamu sudah cukup besar, pertimbangkan menggunakan software akuntansi dengan fitur keamanan data terenkripsi seperti Mekari Jurnal atau Accurate Online.

8. Tentukan Jadwal Pembersihan Arsip

Arsip yang menumpuk terlalu banyak justru bisa membuat bingung. Maka dari itu, penting untuk menetapkan jadwal pembersihan arsip secara berkala.

Misalnya setiap 6 bulan sekali, lakukan hal berikut:

1. Pisahkan dokumen yang sudah tidak relevan.

2. Arsipkan ulang file yang masih penting.

3. Hapus file digital yang duplikat atau tidak terpakai.

Namun ingat, beberapa dokumen keuangan harus disimpan minimal 5 tahun, terutama yang berkaitan dengan pajak dan laporan resmi (mengacu pada aturan Direktorat Jenderal Pajak RI).

Dengan pembersihan rutin, arsip akan tetap rapi, teratur, dan mudah dicari kapan saja.

9. Gunakan Aplikasi Akuntansi untuk Otomatisasi

Sekarang sudah banyak aplikasi akuntansi yang bisa membantu mengarsipkan dan mencatat transaksi secara otomatis.
Beberapa contoh yang populer di kalangan UMKM:

1. Mekari Jurnal

2. Accurate Online

3. QuickBooks

4. Kledo

Aplikasi ini bisa menyimpan bukti transaksi digital, membuat laporan keuangan otomatis, dan menampilkan data real-time.

Keuntungan lainnya:

1. Menghemat waktu administrasi.

2. Mengurangi risiko kesalahan pencatatan.

3. Arsip tersimpan aman di server dengan sistem keamanan tinggi.

10. Didik Tim untuk Tertib Administrasi

Jika bisnis kamu sudah memiliki karyawan, penting untuk mendidik tim agar ikut menjaga kerapian arsip keuangan.
Pastikan setiap orang tahu:

1. Di mana menyimpan dokumen keuangan.

2. Bagaimana cara memberi nama file atau nomor dokumen.

3. Siapa yang berhak mengakses data keuangan.

Dengan kerja sama tim yang tertib, risiko kehilangan atau salah simpan dokumen bisa diminimalkan.

Menyimpan arsip keuangan dengan aman bukan hanya soal kerapian, tapi juga soal keamanan, efisiensi, dan keberlanjutan bisnis.
Dengan sistem penyimpanan yang baik, UMKM akan lebih mudah membuat laporan keuangan, menghadapi audit, dan mengambil keputusan bisnis yang tepat.

Berikut rangkuman langkah utamanya:

1. Pahami pentingnya arsip keuangan.

2. Kelompokkan dokumen berdasarkan jenis.

3. Gunakan sistem penyimpanan manual yang tertata.

4. Lakukan digitalisasi dokumen.

5. Simpan file di cloud dan buat backup rutin.

6. Jaga keamanan data dan latih tim untuk disiplin administrasi.

Dengan menerapkan langkah-langkah ini secara konsisten, kamu akan memiliki sistem arsip keuangan yang rapi, aman, dan siap digunakan kapan pun dibutuhkan.

Intership SMKN 1 Bungo |Mukmainna