Kesalahan Pencatatan Keuangan UMKM yang Fatal

Gubuku – Setiap pelaku Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM) pasti ingin bisnisnya berkembang, untung, dan bertahan lama. Namun, banyak yang tidak sadar bahwa masalah besar justru datang dari hal sederhana — yaitu pencatatan keuangan yang salah.

Kesalahan kecil seperti tidak mencatat pengeluaran harian, mencampur uang pribadi dengan uang bisnis, atau tidak membuat laporan keuangan bisa berdampak fatal. Bisnis bisa terlihat untung padahal sebenarnya merugi.

Dalam artikel ini, kita akan membahas kesalahan pencatatan keuangan UMKM yang paling fatal, beserta cara memperbaikinya agar bisnis kamu bisa lebih tertata dan terukur.

1. Tidak Memisahkan Uang Pribadi dan Uang Usaha

Ini adalah kesalahan paling umum dan paling berbahaya. Banyak pemilik UMKM menganggap uang usaha sama dengan uang pribadi. Akibatnya, sulit mengetahui apakah bisnis benar-benar menghasilkan keuntungan atau tidak.

Contohnya:
Kamu punya usaha makanan dengan omzet Rp10 juta per bulan. Tapi selama sebulan, kamu pakai uang kas bisnis untuk kebutuhan pribadi seperti bayar listrik rumah, beli bensin, atau makan di luar. Akhirnya, uang usaha jadi berkurang tanpa catatan yang jelas.

👉 Solusi:

1. Buat dua rekening terpisah: satu untuk pribadi, satu untuk bisnis.

2. Gaji dirimu sendiri dengan jumlah tetap setiap bulan dari hasil usaha.
   Dengan cara ini, arus kas bisnis bisa lebih terkontrol.

2. Tidak Mencatat Semua Transaksi

Kesalahan fatal berikutnya adalah tidak mencatat semua transaksi, terutama yang kecil. Banyak pelaku UMKM merasa transaksi kecil tidak penting, padahal justru bisa menumpuk dan membuat laporan keuangan tidak akurat.

Misalnya: uang parkir, biaya pulsa, atau uang bensin sering tidak dicatat karena dianggap sepele. Akibatnya, pengeluaran terlihat kecil padahal kenyataannya besar.

👉 Solusi:

1. Catat semua transaksi, sekecil apa pun, baik secara manual maupun lewat aplikasi.

2. Gunakan aplikasi pencatatan keuangan gratis seperti BukuWarung, BukuKas, Mekari Jurnal, atau Excel sederhana.

Kedisiplinan mencatat transaksi setiap hari akan sangat membantu untuk menganalisis kondisi bisnis secara nyata.

3. Tidak Menyimpan Bukti Transaksi

Banyak UMKM yang tidak menyimpan nota, faktur, atau struk pembelian. Padahal bukti transaksi penting untuk memastikan keakuratan data keuangan dan menghindari salah hitung.

Tanpa bukti transaksi, sulit melacak ke mana uang keluar, apalagi jika ada kesalahan pencatatan.

👉 Solusi:

1. Simpan semua bukti transaksi dalam map khusus atau folder digital.

2. Gunakan scanner atau kamera HP untuk menyimpan salinan digital agar tidak mudah hilang.

3. Beri tanggal dan keterangan pada setiap bukti agar mudah dicari kembali.

Kebiasaan kecil ini bisa mencegah kesalahan besar di kemudian hari.

4. Tidak Membuat Laporan Keuangan Secara Berkala

Pencatatan keuangan bukan hanya soal mencatat pemasukan dan pengeluaran, tapi juga menyusun laporan keuangan secara berkala.

Tanpa laporan keuangan, kamu tidak akan tahu posisi bisnis kamu saat ini:

1. Apakah bisnis untung atau rugi?

2. Berapa total aset yang dimiliki?

3. Berapa banyak utang dan piutang yang harus dibayar?

👉 Solusi:
Setidaknya buat tiga jenis laporan dasar:

1. Laporan Laba Rugi – menunjukkan apakah bisnis untung atau rugi.

2. Laporan Arus Kas (Cash Flow) – menggambarkan aliran uang masuk dan keluar.

3. Neraca (Balance Sheet) – mencatat aset, kewajiban, dan modal.

Kamu bisa mulai dari bentuk sederhana. Yang penting, laporan dibuat rutin setiap bulan agar kamu tahu arah keuangan bisnismu.

5. Mengandalkan Ingatan Tanpa Catatan

Beberapa pelaku UMKM percaya diri bisa mengingat semua transaksi tanpa mencatat. Tapi manusia mudah lupa, apalagi kalau transaksi terjadi setiap hari.

Mengandalkan ingatan justru membuat laporan keuangan tidak akurat dan berisiko besar. Kesalahan ini bisa menyebabkan perhitungan laba keliru, stok tidak cocok, atau bahkan uang kas hilang tanpa tahu sebabnya.

👉 Solusi:
Biasakan mencatat langsung setelah transaksi terjadi.
Kalau sibuk, siapkan catatan kecil di ponsel untuk menulis cepat, lalu masukkan ke sistem pencatatan di malam hari.

Ingat, catatan adalah bukti nyata, bukan ingatan.

6. Tidak Memeriksa Kembali Catatan Keuangan

Kesalahan lain yang sering terjadi adalah tidak melakukan pengecekan ulang terhadap catatan keuangan. Padahal, kesalahan penulisan angka, lupa mencatat, atau salah hitung bisa terjadi kapan saja.

👉 Solusi:

1. Lakukan rekonsiliasi keuangan setiap akhir minggu atau bulan.

2. Cocokkan catatan dengan bukti transaksi dan saldo rekening bank.

3. Gunakan fitur laporan otomatis di aplikasi keuangan jika memungkinkan.

Dengan memeriksa ulang secara rutin, kamu bisa menemukan kesalahan lebih cepat sebelum menimbulkan masalah besar.

7. Tidak Menghitung Penyusutan Aset

Banyak pelaku UMKM lupa bahwa alat, mesin, atau kendaraan yang digunakan dalam bisnis mengalami penurunan nilai (penyusutan) seiring waktu.

Tanpa menghitung penyusutan, kamu akan mengira bisnis selalu untung, padahal sebenarnya tidak. Karena sebagian keuntungan akan digunakan untuk mengganti peralatan yang rusak atau menua.

👉 Solusi:

1. Catat semua aset bisnis (misalnya kulkas, mesin produksi, kendaraan).

2. Hitung penyusutan tahunannya secara sederhana.
   Contoh: jika membeli mesin Rp12 juta dan masa pakainya 3 tahun, maka penyusutan per bulan = Rp333.000.

Dengan cara ini, kamu bisa memperkirakan kebutuhan modal di masa depan.

8. Tidak Mengatur Arus Kas dengan Benar

Banyak UMKM memiliki omzet tinggi tapi tetap kesulitan keuangan karena arus kas (cash flow) tidak terkontrol. Misalnya, semua uang hasil penjualan langsung dipakai untuk belanja bahan tanpa menyisihkan untuk tabungan, pajak, atau biaya darurat.

👉 Solusi:

1. Pisahkan uang masuk untuk kebutuhan berbeda:

   • 60% untuk operasional

   • 20% untuk tabungan/modal

   • 10% untuk pajak

   • 10% untuk dana darurat

2. Gunakan sistem amplop digital (rekening terpisah) agar mudah dikontrol.

Manajemen arus kas yang baik akan menjaga bisnis tetap stabil walaupun pendapatan naik turun.

9. Tidak Menggunakan Teknologi Keuangan

Di era digital, masih banyak UMKM yang mengandalkan pencatatan manual di buku catatan. Padahal, ini rawan kesalahan dan memakan waktu lama.

👉 Solusi:
Gunakan aplikasi pencatatan digital yang bisa otomatis menghitung laba, stok, dan arus kas. Beberapa aplikasi bahkan bisa terhubung dengan sistem penjualan dan bank.
Contohnya:

1. BukuKas

2. Mekari Jurnal

3. Majoo

4. LummoShop

Dengan teknologi, kamu bisa memantau keuangan dari ponsel kapan saja tanpa takut kehilangan data.

10. Tidak Menggunakan Data Keuangan untuk Pengambilan Keputusan

Kesalahan terakhir dan paling sering diabaikan adalah tidak menggunakan catatan keuangan untuk membuat keputusan bisnis.

Banyak pelaku UMKM sudah rajin mencatat, tapi tidak pernah menganalisis hasilnya. Akibatnya, catatan hanya jadi formalitas, bukan alat bantu strategi.

👉 Solusi:
Gunakan data keuangan untuk:

1. Menentukan harga jual yang tepat.

2. Mengetahui produk mana yang paling menguntungkan.

3. Mengatur strategi promosi berdasarkan tren penjualan.

4. Mengukur efisiensi biaya dan kebutuhan modal.

Dengan analisis sederhana, kamu bisa membuat keputusan bisnis yang lebih cerdas dan berbasis data.

Kesalahan pencatatan keuangan bisa terlihat sepele, tapi dampaknya bisa fatal bagi kelangsungan UMKM. Bisnis bisa kehilangan arah, sulit berkembang, bahkan berisiko bangkrut.

Agar hal itu tidak terjadi, pastikan kamu:

1. Memisahkan uang pribadi dan usaha.

2. Mencatat semua transaksi secara disiplin.

3. Menyimpan bukti transaksi.

4. Membuat laporan keuangan rutin.

5. Mengevaluasi catatan dan arus kas secara berkala.

Dengan sistem keuangan yang tertata, kamu bisa lebih mudah mengontrol bisnis, mengambil keputusan, dan memperbesar peluang sukses jangka panjang.

Intership SMKN 1 Bungo |Mukmainna