Tips Kontrol Inventaris agar Tidak Banyak Barang Hilang

Gubuku – Dalam bisnis perdagangan, persediaan atau stok barang adalah aset paling penting. Karena dari stok itulah usaha bisa menghasilkan penjualan dan keuntungan. Tetapi kenyataannya, banyak UMKM mengalami masalah stok hilang tanpa tahu penyebabnya.

Masalah inventaris biasanya muncul karena:

1. Tidak ada pencatatan yang rapi

2. Pengawasan gudang kurang baik

3. Barang rusak atau kedaluwarsa tanpa disadari

4. Ada kecurangan karyawan

5. Salah hitung stok

Jika ini dibiarkan, bisnis bisa rugi besar. Maka, kontrol inventaris adalah kunci agar stok tetap aman dan bisnis berkembang.

🎯 Apa Itu Kontrol Inventaris?

Kontrol inventaris adalah proses mengatur, memantau, dan mencatat persediaan barang agar jumlahnya selalu akurat dan tidak mudah hilang.

Tujuan utamanya:
✅ Mencegah kebocoran barang
✅ Menghindari kehabisan stok
✅ Mengurangi kerugian karena barang rusak/expired
✅ Efisiensi operasional dan pembelian

Dengan kontrol inventaris yang baik, pemilik usaha dapat mengambil keputusan lebih tepat.

🔍 Penyebab Barang Mudah Hilang

Berikut penyebab umum di UMKM perdagangan:

Kesalahan kecil yang dibiarkan bisa jadi seperti “kebocoran kecil” yang akhirnya menenggelamkan kapal.

✅ Tips Kontrol Inventaris agar Barang Tidak Banyak Hilang

Berikut strategi praktis dan sederhana:

1️⃣ Gunakan Sistem Pencatatan Rutin

Pencatatan bisa dimulai dari yang paling simpel: buku tulis, Excel, atau aplikasi stok UMKM.

Yang penting dicatat:
✔ Nama barang
✔ Jumlah masuk (pembelian)
✔ Jumlah keluar (penjualan)
✔ Sisa stok harian

Tanpa pencatatan, kontrol tidak akan berhasil.

2️⃣ Terapkan Kode Barang / SKU

SKU (Stock Keeping Unit) membantu membedakan setiap produk, terutama yang mirip.

Contoh SKU:

Manfaatnya:
✅ Stok mudah dihitung
✅ Gampang dicari
✅ Tidak salah barang

3️⃣ Tata Gudang dengan Rapi

Gunakan rak, label, dan kategori barang:

1. Pisahkan barang cepat laku dan lambat laku

2. Barang baru di belakang, barang lama di depan (FIFO)

3. Buat jalur dan area jelas

Gudang rapi = Waktu pencarian cepat + Kesalahan lebih sedikit

4️⃣ Lakukan Stok Opname Secara Berkala

Stok opname = perhitungan stok fisik dibanding catatan.

Pilihan jadwal:

1. Harian untuk barang kecil/fast moving

2. Mingguan untuk toko sedang

3. Bulanan untuk gudang besar

Tujuan:
✅ Deteksi selisih stok lebih awal
✅ Tahu barang yang hilang/rusak

5️⃣ Batasi Akses ke Gudang

Tidak semua karyawan boleh keluar-masuk gudang bebas.

Solusi:

1. Gunakan karyawan khusus bagian stok

2. Cek barang keluar dengan nota

3. Pantau aktivitas dengan CCTV jika memungkinkan

Pengawasan yang baik = potensi kecurangan lebih kecil.

6️⃣ Catat Barang Rusak & Kedaluwarsa

Jangan langsung dibuang!
Data barang rusak penting untuk evaluasi:

1. Rusak karena penyimpanan buruk?

2. Tanggal kedaluwarsa terlalu dekat?

3. Kesalahan penanganan?

Ini membantu mengurangi kerugian di masa depan.

7️⃣ Terapkan Sistem FIFO (First In First Out)

Barang stok lama harus dijual lebih dulu untuk:
✅ Menghindari expired
✅ Barang tidak rusak karena terlalu lama di gudang
✅ Modal cepat kembali

Sangat penting untuk bisnis makanan dan kosmetik.

8️⃣ Gunakan Teknologi (Opsional)

Kalau usaha sudah berkembang, bisa pakai aplikasi seperti:

1. Moka POS

2. Olsera

3. BukuWarung

4. iREAP POS

Keuntungan teknologi:
🚀 Proses perhitungan lebih cepat
🚀 Data lebih akurat
🚀 Bisa cek stok kapan saja

📊 Contoh Format Kontrol Inventaris Sederhana

Bisa dipakai di buku / Excel:

Mulai dari format sederhana seperti ini pun bisnis Anda akan lebih terkontrol! ✨

🚫 Kesalahan UMKM dalam Kontrol Inventaris

Hindari kesalahan ini:

❌ Tidak punya catatan stok
❌ Mengandalkan ingatan
❌ Tidak mengecek barang masuk
❌ Gudang tidak terorganisir
❌ Diskon besar tanpa hitung stok

Kesalahan kecil jika terus terjadi = kerugian besar

Kontrol inventaris penting untuk menjaga aset terpenting bisnis perdagangan, yaitu barang dagang. Dengan pencatatan yang teratur, gudang rapi, stok opname rutin, serta pengawasan yang baik, potensi kehilangan barang bisa ditekan seminimal mungkin.

Intinya:
✅ Catat
✅ Cek
✅ Awasi
✅ Evaluasi

Kalau dilakukan dengan disiplin, bisnis akan:
🏆 Lebih efisien
🏆 Minim kerugian
🏆 Keuntungan meningkat

Intership SMKN 1 Bungo |Mukmainna